Ein KI-Notizassistent sitzt in deinem Meeting. Darfst du Nein sagen?
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Ja, du kannst fast immer Nein sagen, und der Moment dafür ist die erste Minute, bevor jemand etwas gesagt hat, das sich zu transkribieren lohnt. Danach zu fragen macht dich nicht zum Querulanten. In den meisten Runden kostet es einen Satz, und am Nachmittag erinnert sich niemand mehr daran. Unangenehm wird es erst, wenn du nach zwanzig Minuten fragst, weil die Bitte dann wie ein Vorwurf über das klingt, was schon gesagt wurde.
Es hilft zu wissen, wogegen du eigentlich Einspruch erhebst. Der Bot ist kein Kassettenrekorder. Er erzeugt ein Transkript, eine Zusammenfassung, ein durchsuchbares Dokument in fremdem Drive und in manchen Fällen Trainingsdaten. Das sind vier verschiedene Dinge, und die Anbieter behandeln sie unterschiedlich. Erst die Lage, dann die Sätze.
Was der Bot in der Teilnehmerliste tut
Zwei sehr verschiedene Dinge tragen dasselbe Etikett „zeichnet auf“.
Die eingebaute Variante. Zoom, Teams und Google Meet haben jeweils eine Notizfunktion, die in der Plattform läuft, auf der du ohnehin bist. Es taucht also kein zusätzlicher Gast in der Liste auf. Wenn in Google Meet „Mach Notizen für mich“ läuft, erfahren laut Googles Hilfe alle Teilnehmenden, dass Notizen gemacht werden, und auf ihren Bildschirmen erscheint ein Stiftsymbol. Der Hinweis ist das Produkt, nicht die Höflichkeit.
Die Bot-Variante. Otter, Fireflies, Read und der Rest treten als Teilnehmer bei, meist unter einem Namen wie „Otter.ai Notetaker“ oder dem Namen einer Person mit angehängtem „Notes“. Diese Variante überrascht die Leute, weil da ein fremdes Unternehmen in einem Meeting sitzt, das es nichts angeht. Der Gastgeber hat vor Monaten einmal seinen Kalender verknüpft, und seitdem erscheint der Bot automatisch überall. Sehr oft hat er schlicht vergessen, dass es ihn gibt. Das ist für deinen Ton wichtig: die Person, die du gleich fragst, führt selten etwas im Schilde, sie läuft im Automatikmodus.
Beide Varianten erfassen mehr als Notizen: ein Transkript mit Sprecherzuordnung, sodass jeder Satz an einem Namen hängt, dazu eine Zusammenfassung, Aufgabenpunkte und in manchen Tools Screenshots von allem, was geteilt wurde. Wo der Gastgeber Screenshots der präsentierten Inhalte aktiviert hat, bekommen die Teilnehmenden laut Googles Hilfeseite einen Hinweis, dass Gemini die Notizen mit Screenshots ergänzen kann. Die beiläufige Bemerkung, die du nie in eine E-Mail schreiben würdest, wird zu einer namentlich zugeordneten Zeile in einem Dokument, das du nie zu sehen bekommst.
Wer das Transkript danach liest
Das ist der Teil, den die meisten falsch einschätzen, und der Teil, nach dem zu fragen sich lohnt.
Das Transkript gehört nicht dir. Es gehört dem, der das Ding eingeschaltet hat. In Google Meet wird das Notizendokument laut Hilfeseite im Google-Drive-Ordner der Organisatorin oder des Organisators gespeichert, und die Einstellungen des Organisators entscheiden über das Publikum: alle eingeladenen Gäste einschließlich der externen, nur die Gäste aus der eigenen Organisation, oder nur Organisatoren und Mitorganisatoren. Du, der transkribierte Gast, entscheidest über keine dieser drei Varianten. Es kann gut sein, dass du das Dokument nie bekommst.
Dann wandert es weiter. Ein Transkript in fremdem Drive ist für deren Administratoren durchsuchbar, unterliegt deren Aufbewahrungsfristen, ist im Rechtsstreit herausgabepflichtig und einen unbedachten Freigabelink von einem viel größeren Publikum entfernt. Wenn der Gastgeber ein Anbieter ist, der dir etwas verkaufen will, landet die Zusammenfassung vielleicht im CRM und wird vom Vertriebsleiter zitiert. Nichts davon ist finster. Es ist nur nicht das, wonach „wir machen uns eben Notizen“ klingt.
Bei Notiz-Bots ist das nicht anders als sonst. Dass Administratoren mitlesen können, ist der Normalzustand eines Arbeitswerkzeugs, und dieselbe Reichweite, die dein Arbeitgeber über dein ChatGPT hat, hat der Gastgeber über das Transkript des Calls, in dem du als Gast gesessen hast.
Die ehrliche Umdeutung: ein aufgezeichnetes Meeting ähnelt eher dem Schreiben einer E-Mail als einem Gespräch. Was du diesem Unternehmen nicht schriftlich geben würdest, sagst du auch nicht seinem Bot. Dahinter steckt derselbe Reflex wie bei der Frage, was du ChatGPT nicht mitteilen solltest, nur auf deine Stimme gerichtet statt auf die Zwischenablage.
Trainiert das ein Modell? Da unterscheiden sich die Anbieter
Hier gehen die Antworten wirklich auseinander, deshalb lohnt sich Nachsehen statt Vermuten. Drei Haltungen begegnen dir.
⬣ Otter: trainiert mit deinen Inhalten und sagt das auch. Otters Datenschutzerklärung nennt als einen der Zwecke: „Improve and monitor the Services, including training our proprietary AI technology on de-identified audio recordings and on transcriptions (which may contain Personal Information).“ Lies die Klammer zweimal. Die Anonymisierung wird für die Audioaufnahmen beschrieben; bei den Transkripten weist die Erklärung selbst darauf hin, dass sie personenbezogene Daten enthalten können, und trainiert wird damit trotzdem. Die Verantwortung für die Einwilligung schiebt die Erklärung außerdem dem zu, der das Ding eingeschaltet hat, nicht Otter: „please make sure you have the necessary permissions from your co-workers, friends or other third parties before sharing Personal Information.“ Du, der Gast, bist die dritte Partei. Gefragt hat dich niemand.
● Microsoft Copilot (früher Microsoft 365 Copilot): trainiert damit keine Basismodelle. Microsofts Dokumentation ist eindeutig und wiederholt sich: „Prompts, Antworten und Daten, auf die über Microsoft Graph zugegriffen wird, werden nicht zum Trainieren von Foundation LLMs verwendet, einschließlich derjenigen, die von Microsoft Copilot verwendet werden.“ Das Transkript existiert trotzdem im Mandanten, bleibt für Administratoren über Purview und die Inhaltssuche sichtbar und unterliegt weiterhin den Aufbewahrungsrichtlinien. Nicht trainiert ist nicht dasselbe wie nicht lesbar.
▲ Plattformeigene Tools allgemein: sieh im Tarif nach. Die Zusagen, auf die es ankommt, stehen meist in den Business- und Enterprise-Bedingungen und nicht in den kostenlosen, und die Formulierungen ändern sich. Sieh am selben Tag in den Bedingungen deines eigenen Tarifs nach, denn genau solche Fakten altern still und leise falsch.
Der Unterschied zum Mitnehmen: wer es lesen kann und was damit trainiert wird sind zwei getrennte Fragen. Ein Anbieter kann die eine sauber beantworten, während die andere weit offen bleibt.
Woher die Regeln in Deutschland kommen
Wir beschreiben hier die Lage, wir sagen dir nicht, was dir zusteht. Für deinen Fall fragst du deinen Datenschutzbeauftragten oder eure Rechtsabteilung. Nach § 38 BDSG muss ein Unternehmen einen benennen, sobald in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. In vielen Firmen gibt es also jemanden, den du fragen kannst.
Die Regeln zum Aufzeichnen sind viel älter als KI, und in Deutschland steht der Kern nicht im Datenschutzrecht, sondern im Strafgesetzbuch. § 201 StGB stellt unter Strafe, wer unbefugt „das nichtöffentlich gesprochene Wort eines anderen auf einen Tonträger aufnimmt“. Merk dir vor allem die Tonlage: Das ist kein Bußgeldthema, das ist eine Strafnorm. Ob sie einen Bot in einer Videokonferenz erfasst, beantwortet dieser Artikel nicht, und du entscheidest es auch nicht am Meetingtisch.
Dazu kommt die DSGVO. Aufzeichnungen, auf denen Personen erkennbar sind, sind personenbezogene Daten, also stellen sich die üblichen Fragen: Rechtsgrundlage, Transparenz, Verhältnismäßigkeit. Das sind dieselben Fragen wie beim Hochladen eines Dokuments bei ChatGPT, nur auf Ton statt auf eine Datei gerichtet.
Welche Behörde dafür überhaupt zuständig ist, verwechseln viele. Für die allermeisten Unternehmen der Privatwirtschaft, ebenso für Vereine, Verbände und Freiberufler, ist die BfDI nämlich gar nicht zuständig, sondern die Aufsichtsbehörden der Länder. Die BfDI beaufsichtigt öffentliche Stellen des Bundes sowie Unternehmen, die Telekommunikations- oder Postdienstleistungen erbringen. Für deine Firma ist also die Landesbehörde an eurem Firmensitz dran, in Bayern das BayLDA, in Baden-Württemberg der LfDI und so weiter. Abgestimmt wird zwischen Bund und Ländern in der Datenschutzkonferenz, die zu KI eine eigene Orientierungshilfe veröffentlicht hat.
Und wenn der Bot im eigenen Haus läuft, kommt eine Instanz dazu, die es in den USA so nicht gibt: der Betriebsrat. § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt ihm ein Mitbestimmungsrecht bei „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Ob ein Notizassistent darunter fällt, entscheiden eure Juristen und der Betriebsrat, nicht wir. Wo es einen gibt, ist es aber selten klug, ihn erst nach dem Rollout zu fragen.
Ob solche Vorschriften einen Bot erfassen, der still in einer Videokonferenz sitzt, wird gerade erst ausgefochten. Eine Sammelklage gegen Otter.ai, eingereicht am 15. August 2025 vor dem US-Bundesbezirksgericht für den Northern District of California, behauptet genau das: Der Kläger sagt, er habe sich nie bei Otter angemeldet, und ein Vertriebsgespräch von ihm sei aufgezeichnet worden, weil bei einem anderen Teilnehmer OtterPilot lief. Das sind Behauptungen in einer Klageschrift, ungeprüft und nicht entschieden, also sollte dir niemand jetzt schon die Antwort verkaufen.
Aufschlussreicher ist, dass die Plattformen sich bewegen, ohne die Gerichte abzuwarten. Im April 2026 kündigte Google eine Workspace-Einstellung an, mit der Administratoren eine ausdrückliche Einwilligung verlangen können, bevor automatische Notizen, Aufzeichnung oder Transkription starten. Teilnehmende „must actively agree to be recorded, be transcribed, or have notes enabled“, schreibt Google. Die Einstellung ist standardmäßig aus und greift nur dort, wo die Administration sie einschaltet. Lies die Richtung als Eingeständnis der Branche. Leute still mitzuschneiden, die nie zugestimmt haben, ist ein Problem, auch dort, wo es am Ende erlaubt sein sollte.
Was du in der ersten Minute sagst: drei Sätze
Kurz, früh, ohne Herumdrucksen. Nimm den, der passt.
Wenn du es einfach aus haben willst. „Bevor wir anfangen: Können wir das hier ohne den Notizassistenten machen? Ich schreibe gern zusammen, worauf wir uns einigen.“ Du gibst ihnen damit genau das, worum es ihnen ging (ein Protokoll), und nimmst nur den Mechanismus weg. Gastgeber sagen fast immer Ja, weil sie ein Protokoll der Entscheidungen wollten und keine Aufnahme von dir.
Wenn er bleiben darf, aber nicht für alles. „Für den Überblick können die Notizen gern mitlaufen. Wenn wir zu den Preisen und den Kundennamen kommen, pausieren wir das kurz?“ Das ist der realistische Fall. Meetings sind selten durchgehend heikel, meistens sind es zehn Minuten in der Mitte.
Wenn du es vor der Entscheidung wissen musst. „Welches Tool ist das, und wo landet das Transkript?“ Nicht konfrontativ, einfach organisatorisch, und es bewirkt etwas Nützliches: Oft weiß der Gastgeber es nicht und merkt in dem Moment selbst, dass er es nicht weiß. Diese Frage ändert mehr Verhalten als jeder Einspruch.
Wenn die Antwort Nein lautet, ist auch das eine Information. Ein Gastgeber, der den Bot nicht abschaltet, obwohl ein Gast höflich gefragt hat, hat dir gesagt, was für ein Gegenüber er ist. Pass an, was du sagst, nicht ob du bleibst.
Eines bleibt unabhängig davon deins: was du auf dem Bildschirm teilst. Der Bot macht womöglich Screenshots, und ein geteiltes Fenster voller echter Kundennamen ist ein Leck, das kein Einwilligungsgespräch heilt. Bevor du in einem fremden Meeting ein Dokument teilst, schick den Text durch den Datenschutz-Check. Er markiert lokal im Browser Zugangsdaten, IBANs und Kartennummern, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Straßenangaben und Namenspaare, solange der Text noch auf deiner Seite des Bildschirms ist. Er liest nur Text und keine Bilder, das Ansehen der Folie bleibt also an dir.
Wenn der Bot dir gehört
Die meisten von uns stehen auf beiden Seiten. Die höfliche Einrichtung kostet einmal fünf Minuten.
Schalt „Tritt jedem Termin in meinem Kalender bei“ ab. Die automatische Teilnahme erzeugt den unangenehmen Moment, weil der Bot in Räumen auftaucht, für die du nie entschieden hast, dass sie aufgezeichnet werden. Lad ihn stattdessen bewusst ein.
Sag es in der ersten Minute laut, statt dich auf die Teilnehmerliste zu verlassen. „Der Notizassistent läuft, sagt Bescheid, wenn euch das nicht recht ist.“ Dann muss niemand ein Meeting unterbrechen, um zu widersprechen, und genau diese Hürde macht stille Zustimmung wertlos.
Teil das Ergebnis mit denen, die dabei waren. Wenn du die Zusammenfassung eines Gesprächs hast und sie nicht, hältst du ein Ungleichgewicht, dem sie nie zugestimmt haben. Die Notizen herumzuschicken kostet nichts und nimmt dem ganzen Einwand die Grundlage.
Und klär die Trainingsfrage für dein eigenes Tool, bevor dein Name unter einem Vorfall steht. Wenn dein Notizassistent mit Transkripten trainiert, ist jedes Kundengespräch, das du aufgezeichnet hast, in diese Pipeline gelaufen, und der Auftragsverarbeitungsvertrag mit deinem Kunden hat zu Unterauftragsverarbeitern, die du nie erwähnt hast, vermutlich etwas zu sagen. Dieselbe Überlegung für Textwerkzeuge steckt in der Frage, ob ChatGPT sicher für die Arbeit ist.
Nichts davon macht dich zu der Person, die Meetings komisch macht. Es braucht einen Satz in der ersten Minute, von welcher Seite des Bots aus auch immer.